Isikuandmete töötlemise põhimõtted
Põhimõtted on eestikeelsed, kuna teenuseosutamise keeleks on eesti keel.
- Isikuandmete töötlemine
- AS Hoolekandeteenused (HKT) täidab isikuandmete kätlemisel nii vastutava töötleja, kui ka volitatud töötleja rolli, vastutades HKT isikuandmete töötlemise eest.
- Andmekaitsetingimused laienevad kontserni kuuluvatele tütarettevõtetele.
- Isikuandmed on mis tahes andmed füüsilise isiku kohta, mis võimaldavad isikut otse või kaudselt tuvastada. Isikuandmeteks on näiteks inimese nimi, pilt, biomeetrilised andmed, perekonna andmed, elu- ja töökoht.
- Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
- HKT töötleb isikuandmeid järgmistel juhtudel:
- juriidilise kohustuse täitmisel (nt andmete edastamine panka palkade maksmisega seoses, raamatupidamisarvete hoidmine);
- töötajatega sõlmitud töölepingu alusel;
- halduslepingu alusel (kliendiandmete töötlemine teenuse pakkumise eesmärgil).
- Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis
- HKT töötleb isikuandmeid HKT põhikirjas sätestatud ülesannete täitmiseks, milleks on erihooldusteenuste osutamine ja erivajadustega inimeste elu- ja töökeskkonna kohandamise tagamine ning muu tervishoiu ja hoolekandelise tegevusega seonduv majanduslik tegevus. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse üldmäärusest, isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni vastavatest juhistest.
- Andmeid töödeldakse seaduste alusel ulatuses, mis on vajalik seadustes kirjeldatud eesmärkide täitmiseks.
- Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul Sotsiaalkindlustusameti poolt esitatud erihoolekandeteenuste osutamiseks suunamiskiri või isiku enda algatus (taotlus, avaldus vms – edaspidi dokument). Isiku algatuse või osaluseta töötleb ettevõte isikuandmeid ainult siis, kui seda kohustab või lubab seadus.
- Kõikidele isikuandmetega seotud dokumentidele kehtestab HKT juurdepääsupiirangu.
- Kõik isiku HKT-sse tööle kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Kandideerimisdokumentidele võimaldatakse juurdepääs isikutele, kes on seotud vastava otsustusprotsessiga.
- Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, vm) kasutatakse adressaadile mistahes dokumendi mistahes viisil (postiasutuse, e-posti või dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu) edastamiseks või kontakti saamiseks.
- Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud.
- Üldjuhul saadetakse dokument e-posti või DVK kaudu e-postiaadressile, adressaadi soovil ka tema poolt soovitud postiaadressile paberkandjal. Postiaadressile saadetava kirja liik (liht- või tähitud post) sõltub saadetise sisust. Menetlusdokumendid edastatakse tähtkirjana.
- E-postiga saadetavaid kirju ei krüpteerita.
- Isikuandmetega dokumente, sh tööle kandideerimisega seotud, säilitatakse vastavalt HKT dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.
- Statistikat ja ettevõtte tegevuse kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.
- HKT-le kuuluvatele või hallatavatesse hoonetesse ja selle territooriumile on paigaldatud turvakaalutlustel videovalve. Turvakaamerate salvestisi ei avaldata üldsusele, vaid neid töödeldakse konkreetse rikkumisjuhtumi korral selleks õigustatud isikute poolt (üldjuhul uurimisasutus), samuti ettevõttesisese järelevalve teostamiseks aga ka töökorralduse kavandamiseks ja analüüsimiseks.
- Biomeetrilisi andmeid (eelkõige sõrmejälg) kasutame HKT hoonetesse ja ruumidesse juurdepääsu võimaldamiseks. Biomeetrilisi andmeid hoiustatakse krüpteeritud kujul isikuandmetest eraldi programmis, mis toimib ainult sisevõrgus ja vastab turvanõuetele.
- Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine
- HKT väljastab isikuandmeid asutus(t)ele või isiku(te)le, kellel on seadusest tulenev õigus isikuandmeid küsida (nt Sotsiaalministeerium, kohtud, uurimisasutused, kohtueelne menetleja, järelevalveasutus jt).
- Kellele, millal ja milliseid isikuandmeid edastati, fikseeritakse dokumendihaldussüsteemis DELTA ja vastav teave säilitatakse sealsamas või paberkandjal, lähtuvalt dokumendile kehtestatud säilitustähtajast.
- Kolmandale isikule isikuandmete (sh arhiivitoimikus olevate isikuandmete) edastamine või nendele juurdepääsu võimaldamine on lubatud isiku nõusolekuta:
- kui isik, kellele andmed edastatakse, töötleb isikuandmeid seaduse, välislepingu või Euroopa Liidu Nõukogu või Euroopa Komisjoni otsekohalduva õigusaktiga ettenähtud ülesande täitmiseks;
- üksikjuhtumil isiku enda või muu isiku elu, tervise või vabaduse kaitseks, kui isikult, kelle andmeid edastatakse ei ole võimalik nõusolekut saada;
- kui kolmas isik taotleb teavet, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites ja taotletav teave ei sisalda delikaatseid isikuandmeid ning sellele ei ole muul põhjusel kehtestatud juurdepääsupiirangut.
- Isikuandmete väljastamist piiratakse kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
- raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
- Andmete mitteväljastamise puhul on õigus esitada HKT otsuse peale vaie Andmekaitse Inspektsioonile.
- Inimese poolt enda andmetega tutvumise õigus ja kord
- Igaühel on õigus küsida HKT-lt enda ning ka oma eestkostetava kohta käivaid isikuandmeid ja teavet ning tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega:
- milliseid isikuandmeid tema kohta kogutakse ja on kogutud;
- millisel eesmärgil ning millisest õigusaktist lähtudes tema andmeid töödeldakse;
- kuhu ja/või kellele on tema isikuandmeid edastatud.
- Andmete saamiseks võib:
- esitada HKT-le omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus;
- taotleda isikuandmetega dokumentide väljastamist;
- tutvuda dokumentide või registritega kohapeal
- Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja veenduma taotleja isikusamasuses, mistõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.
- Õigustatud isikule esitatakse tema kohta soovitud andmed esimesel võimalusel ja mitte hiljem, kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist.
- Igaühel on õigus küsida HKT-lt enda ning ka oma eestkostetava kohta käivaid isikuandmeid ja teavet ning tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega:
- Isikuandmete parandamis-, kustutamis- ja piiranguõigus
- Igaühel on õigus nõuda enda või oma eestkostetava ebaõigete isikuandmete parandamist.
- Igaühel on õigus nõuda enda või oma eestkostetava isikuandmete töötlemise piiramist.
- Kui HKT-l ei ole isikuandmete kasutamiseks seaduslikku alust, võib igaüks nõuda nende andmete kasutamise lõpetamist või kustutamist.
- Kaebused
- Igaühel, kes leiab, et tema isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on õigus pöörduda HKT andmekaitsespetsialisti või Andmekaitse Inspektsiooni poole.
- Kontaktandmed