Kaugtöö – miks me seda oma ettevõttes kasutame ja väärtustame?
Kevadel kandideeris meie ettevõte Kaugtöö Tegija märgise konkursil. Ja märgi me saime! Mida tähendab kaugtöö? Meie ettevõtte puhul tehniliselt võttes seda, et töötame seal, kus parasjagu oleme. Võimalik on selline töötajasõbralik töökorraldus seetõttu, et kasutame Office 365 pilvepõhist kontoritarkvara, mis koondab tänapäevaseks tööks vajalikud parimad tööriistad. See tähendab, et dokumente ei hoia me mitte arvutis, vaid pilves – seega pääseb neile juurde mistahes kohast, kus on internetiühendus. Samuti saame kõiki tööks vajalikke programme kasutada üle interneti. Ning ka koosolekuteks ei ole vaja reeglina füüsilises ruumis oma asukohta muuta – oled seal, kus oled ning liitud koosolekuga läbi Äriskype-i.
Mida arvavad meie töötajad kaugtööst ning miks on meie ettevõtte juhatuse esimees sellise töökorralduse kasuks otsustanud? Sellele küsimusele vastasid kolm inimest – kinnisvarajuht Tiit Tsarski, kes elab Rakveres; teenuste arendusspetsialist Tuuli Ainsaar, kes elab Põltsamaal, ja Kesk-Lõuna piirkonnajuht Imbi Rego, kes elab Põlvamaal Erastveres. Juhatuse esimees Maarjo Mändmaa räägib, miks ta on otsustanud sellise töökorralduse kasuks ja kuidas ta julgeb, erinevalt paljudest teistest juhtidest, lasta oma töötajatel teha tööd nö silma alt väljas.
Kinnisvarajuht Tiit Tsarski -võidan kaugtööga aastas terve kuu jagu aega!
Loomulikult on parim asi kaugtöö puhul nagu nimigi ütleb, võimalus teha oma tööd seal, kus sa parasjagu asud.
Kui keegi täna küsib minult kus su kontor on, siis vastan, et seljakotis. Ehk töö tegemiseks pole täna piiranguid, võid seda teha Tallinnas Merimetsas, oma kodus laua taga, teeäärses tankla kohvikus või hoopis 3000 km kaugusel teises riigis.
Peamine kasu on võidetud AEG. Minu puhul on iga päev orienteeruvalt 3 tundi tulek ja minek. Seega nädalas võidan 15 tundi ja kuus umbes 60 tundi, aastas 720 tundi ehk 30 ööpäeva ehk 1 TERVE KUU! Täiesti jaburad numbrid, mis panevad mõtlema, kuidas on võimalik AEGA kas lihtsalt kulutada või võita.
Loomulikult on vahel vaja käia kontoris, ehitusplatsil, teenuseüksustes, kohtuda töökaaslastega. Seega päris nii ei saa, et üldse kodust ja arvutist nina välja ei pista, aga kui see 1 TERVE KUU ka jagada pooleks, jättes alles vajalikud sõidud, siis on võit ikkagi meeletu: 15 ÖÖPÄEVA aastas lisa AEGA tegelemaks millegi kasulikumaga, näiteks lastega või oma hobidega.
Ma unistasin kaugtöö tegemisest juba 1998 aastal, siis olid sülearvutid kallid ja internet oli nagu ta oli, aga õnneks 20 aastat hiljem on see reaalsueks saanud ja meie ettevõttes peamine töötegemise viis osadele töötajatele.
Fotol:Tiit (vasakul) jälgimas, et kõik vajalikud tööd uue teenuseüksuse avamise ajaks ikka korralikult tehtud saavad.
Tuuli Ainsaar – Ma pole ma ammu pidanud mõtlema kahetsusega, et “Õues on nii ilus ilm, aga mina pean siin ruumis istuma.”
“Kaugtöö tegemisel on palju eeliseid, mis tagavad mulle rahulolu oma tööga. Toon mõned näited. Näiteks mulle meeldib soojal ajal palju õues viibida. Tänu kaugtöö tegemisele on mul see võimalus olemas.Olen loonud endale aeda sellised tingimused, et õues töötamine oleks ühest küljest mugav ja meeldiv ning teisest küljest toetaks tööga seotud eesmärkide saavutamist (vaikus, päikesevari, töölaud, elektripistikud laua juures jne.). Seega pole ma ammu pidanud mõtlema kahetsusega, et “Õues on nii ilus ilm, aga mina pean siin ruumis istuma.”
Ka toas olen loonud oma töökeskkonna sellisesse ruumi, mis on vaikne, aitab kaasa keskendumisele, ideede genereerimisele ning töömeeleolu loomisele. Ruumi valikul ja kohandamisel olen saanud arvestada just selliste asjaoludega, mis muudavad keskkonna minu jaoks töö tegemist soodustavaks. Mõnikord tahan põletada näiteks lõhnaküünlaid või kuulata mõne tööülesande tegemise ajal muusikat. Kuna töötan kodus ja üksi, siis ma ei pea arvestama sellega, et mõni lõhn või heli kedagi häirib- ruumis kehtivad vaid minu reeglid.
Kaugtöö tegemine on vaheldusrikas, nutikas ning arendav. Mulle meeldib see, et tööajal saan olla kodus, aga samas liikuda ka üle Eesti.Tänu sellele näen erinevaid kohti ja kohtun erinevate inimestega, lisaks on tööpäevad oma olemuselt erinevad ning ei lase tüdimusel ja rutiinil tekkida. Samuti meeldivad mulle töövahendid ja töömeetodid, mis on leidlikud ning võimaldavad töötada mistahes tingimustes, ilma et oleks vaja kulutada aega kuskile sõitmiseks, koosolekute ruumide leidmiseks jne. Infotehnoloogia areng ning selle võimaluste kasutamine pakuvad paindlikkust, on põnevad, väljakutseid pakkuvad ja teevad töötamise huvitavaks ja ka loovaks.
Fotol: Tuuli kodukontoris on mitu “kabinetti”. See on õuekontor, kus hea ilmaga tööd teha. Tööd saab teha kohe päris hiliste õhtutundideni, sest laua juurde on seatud kõik vajalik – elektrivool, pistikud ja laualamp
Imbi Rego – Sulle ei anta ette teekond, vaid tulemus – ja sa saad ise valida, kuidas selleni jõuda.
Kaugtöö on harjumus töötada ilma vahetu juhi kohalolekuta. Või teisisõnu – see on enesedistsipliin ja vastutus teostada endale võetud ülesanded.
Kaugtöö puhul saab iga inimene otsustada, kui paindlikuks või konkreetseks ta oma töörutiini kujundab. Sulle ei ole antud ette teekonda, vaid tulemus ning Sa saad ise valida, kuidas meeskonnaga selleni jõuda.
Kaugtöö võimalus on mind väga palju arendanud. Just seetõttu, et algul väga täpselt ei teagi, kuidas kõike korraldada, kui sa lihtsalt oled olukorras, kus pead leidma lahendused. Ja eks lahendusi otsitakse kõige efektiivsemalt siis, kui on probleem. Vahest tuleb probleem ka „tekitada“, et aju tööle hakkaks.
Inimlikult tunnevad töötajad alati juhist puudust, eriti kui teda näeb harva. Kuid kaugtöö on siiski usalduslik suhe juhi ja meeskonnaliikmete vahel. Kaugtöö ei ole pelgalt Skype koosolek, vaid midagi palju enamat. See on oskus töötada iseseisvalt ja teha koostööd oma kolleegidega ka pika vahemaa tagant.
Et sihiks seatud eesmärke saavutada, loob meeskonnaliikmete usaldamine ja tugevustele keskendumine väga soodsa pinnase kaugtöö kultuuri arengule. Ma üldse ei imesta kui mingil hetkel jõuame selleni, et ka tegevusjuhendaja teeb kaugtööd – näiteks kasutab mingis osas klientide juhendamisel infotehnoloogilisi lahendusi. Või siis töötab dokumentatsiooniga kodukontoris.
Fotol: Kaugtöö tegemine tähendab ka seda, et kolleegid ei näe üksteist silmast silma iga päev. Seda enam väärtuslikud on hetked, kui üksteisega kokku saadakse. See foto Imbist on tehtud 2017. aasta motivatsioonipäeval Emajõel, kus meeskond muu hulgas otsis seoseid kalapüügi ja oma töö vahel. Ja neid seoseid ikka leiti küll!
Maarjo Mändmaa – Sõltumata töökorralduse olemusest on tähtis, kes on su tiimi värvatud ja kas sa saad neid usaldada
Miks me oleme otsustanud kaugtöökorralduse kasuks?
Kasutame oma ettevõttes kaugtööd, sest see on loomulik viis töö korraldamiseks lähtuvalt meie ettevõtte eesmärgist ja saavutatavatest tulemustest. Meie tööks on pakkuda oma klientidele, kelleks on psüühilise erivajadusega inimesed, võimalikult personaalset teenust üle Eesti. See tähendab, et meie teenus peab toimima ööpäevaselt ja kõigis meie enam kui 40-s teenuseüksuses üle Eesti.
Meil on kolme liiki töötajaid: kliendiga vahetult tööd tegevad inimesed, kes peavad olema kliendile võimalikult lähedal, nende juures. Neid on meie ettevõtte töötajaskonnast ligi 86%. Siis on meil haldustöötajad, kes tagavad, et toimiksid eluliselt vajalikud majutusteenused ja toitlustus. Neid on meil ligi 10%. Ning kolmandaks on meil administreerivad töötajad, kelle ülesanne on luua ja hoida töös töökorralduse aluseks olevad reeglid ja juhtimissüsteemid. Neid on meie kollektiivis ligi 4%.
Ainult klienditöötajate puhul on tähtis püsiv füüsiline kohalolu konkreetses asukohas – ehk seal, kus meie klient elab. Need töötajad, kes hoiavad korras meie hooneid ja ruume ning tagavad toitlustamise, teenindavad mitut üksust korraga ja teevad selles mõttes kaugtööd. Need, kes loovad ja hoiavad töös üle-ettevõttelisi süsteeme, teevad kõik kaugtööd, kuna nad ei pea selleks paiknema kindlas geograafilises asukohas.
Kuidas kaugtöö ettevõttele lisaväärtust toob?
Arusaamine sellest, et tööd tuleb korraldada eesmärgist lähtuvalt, loob organisatsioonis agiilse meeleolu – töötajad keskenduvad eelkõige oma töö eesmärgile, mitte töö tegemise vormile. Me kohaneme kiiremini muutustega, saame kiiremini sisse viia uusi lahendusi, korraldada ümber oma ressurssi ning oleme avatumad IKT lahenduste juurutamisele. Miks? Sest näeme seda kui tegelikku lisaväärtust oma töö korraldamiseks.
Ma loodan, et üha vähem kuuleb meie töötajate suust lauset: “Aga alati on nii olnud” ja üha rohkem: “Aga proovime seda lahendust!”
Millised on kaugtöö head ja vead?
Hea on see, et keskendume eesmärgile ja tulemusele, mõõdame seda ja inimesed püüavad saavutada tulemusi. Oleme ka rahaliselt efektiivsemad ja paindlikumad, sest meil ei ole kinnisvara pelgalt laudade-toolide pärast. Meil on head värbamisvõimalused, sest saame võtta inimesi tööle üle Eesti, vaja on vaid internetiühendust. Töötajad on motiveeritud, sest saavad keskenduda eesmärgile, mitte mingiks kindlaks kellaajaks kuhugi kontorisse jõudmisele. Ka säästab töökorralduse paindlikkus väärtuslikku aega ning keskkonda.
Väljakutseteks on olnud inimestele paindlike töövormide õpetamine ja selgitamine, et kuidas nii töötada, et see oleks võimalikult tulemuslik. Palju on olnud tegemist suhtlemisoskuste arendamisega: IKT vahendid kui suhtlemisvahendid, oskus kirjutada oma sõnumit arusaadavalt, oskus tööülesandeid selgelt sõnastada eesmärgist kuni täitmise tähtajani ning ka oskus IKT vahendite abil aru anda ning andmeid lugeda ja tõlgendada. Ka IKT vahendite kasutamise oskuste arendamine on olnud väljakutse.
Kindlasti tuleb suurendada inimeste oskust juhtida tiimi distantsilt, see on üleskutse kõikidele ettevõtetele ja koolitajatele.
Minu käest on palju küsitud, et kuidas ma julgen kõiki oma kolleege lubada töötada ilma, et ma näeks, mida nad igapäevaselt teevad. Ma arvan, et kes ei viitsi panustada, saab ka juhi silma alla või kõrvalkontoris 8 tundi päevas lihtsalt internetis surfata või niisama vähetähtsaid ülesandeid tehes aega raisata. Seega sõltumata töökorralduse olemusest on lõpuks ikkagi tähtis see, kes on su tiimi värvatud ja kas sa saad neid inimesi usaldada.
Fotol: Selleks, et üheskoos läbi arutada, kui tulemuslik on senine töö olnud ja mis suunas edasi liikuda, saadakse aeg-ajalt ühiselt kokku. Et siis taas uute eesmärkide nimel kaugtööle suunduda. See foto onn tehtud 2018. aasta alguses Viljandis Ugalas toimunud eelmist aastat kokku võtval koosolekul-töötoas.